Im Projekt „Optimierung der Arbeitsprozesse im Straßenbetriebsdienst (Sommerdienst)“ (kurz OPTISOM I) wurde untersucht, inwiefern Arbeiten des Straßenbetriebsdienstes besser organisiert und durchgeführt werden können. Da die in diesem Projekt erarbeiteten Beispiele von Best Practice nach Einschätzung der Bund-Länder-Dienstbesprechung bei den Autobahn- und Straßenmeistereien (AM/SM) augenscheinlich nicht im gewünschten Maße angekommen sind, wurde mit OPTISOM II ein Folgeprojekt initiiert, bei dem sowohl Ursachenforschung als auch die Erarbeitung eines Konzeptes für eine verbesserte Kommunikation von Best Practice erarbeitet werden sollen. Im Rahmen von OPTISOM II wurde eine Abfrage bei allen Straßenbauverwaltungen der Länder sowie allen AM/SM zum Umgang mit OPTISOM I, zu bestehenden Erfahrungsaustauschrunden und zu den in OPTISOM I aufgeführten Best Practice-Beispielen durchgeführt. Des Weiteren wurde ein Konzept für den Erfahrungsaustausch auf Ebene der Meistereileiter erarbeitet und in zwei Bundesländern getestet. Darauf aufbauend wurde ein Konzept für eine verbesserte Verbreitungsstrategie entwickelt, mit der Best Practice aus der Forschung (Top-Down) als auch aus der Praxis der Meistereien (Bottom-Up) in die Fläche transportiert werden soll. Das Projekt wird Ende 2019 abgeschlossen

Der Fachvortrag zur Veranstaltung ist im Volltext verfügbar. Das PDF enthält alle Bilder und Formeln.

1 Einleitung

Im OPTISOM II vorgelagerten Projekt „Optimierung der Arbeitsprozesse im Straßenbetriebsdienst (Sommerdienst)“ (kurz OPTISOM I) wurde erarbeitet, wie Arbeiten des Sommerdienstes besser organisiert und durchgeführt werden können. Ziel des OPTISOM I-Projektes war es, Empfehlungen für optimierte Arbeitsabläufe, einen verbesserten Technikeinsatz und eine effizientere Auslastung von Fahrzeugen und Maschinen für den Sommerdienst zu ermitteln. Dabei wurden aus Sicht der Arbeitswissenschaften insbesondere ergonomische und arbeitssicherheitsbezogene Aspekte berücksichtigt. Im Ergebnis standen für die betrachteten Untersuchungsschwerpunkte eine Vielzahl an Empfehlungen hinsichtlich Arbeitsabläufen, Organisation, Technikeinsatz und Ergonomie zur Verfügung, so dass – eine Umsetzung vorausgesetzt – von einem deutlichen Optimierungspotenzial sowohl von Arbeitsabläufen als auch von körperlicher Belastung auszugehen war.

Die Projektergebnisse wurden einem breiten Fachpublikum beim FGSV-Kolloquium Straßenbetrieb 2013 vorgestellt.

Die Befassung mit dem Thema im Rahmen der Bund-Länder-Dienstbesprechung Straßenbetriebsdienst im Juni 2016 ergab aber, dass eine breite Umsetzung der Empfehlungen und Vorschläge flächendeckend offensichtlich nicht stattgefunden hat.

2 Zielsetzungen des Projektes OPTISOM II

Zielsetzung im aktuellen Projekt OPTISOM II – „Erarbeitung einer methodischen Konzeption zur Weiterentwicklung und Umsetzung der Ergebnisse des Forschungsvorhabens OPTISOM I“ ist die Verbreitung und weitere Differenzierung der Projektergebnisse aus dem Vorgängerprojekt in geeigneter Form, um eine Optimierung der Arbeitsprozesse im Straßenbetriebsdienst zu bewirken. Damit verbunden sind Zeit- und Kosteneinsparungen und eine Verbesserung der Arbeitsqualität. Diesbezügliche Anstrengungen sind angesichts einer zunehmenden Bedeutung der Aspekte Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz in Verbindung mit knappen personellen Ressourcen, einer ausgeprägten physischen und psychischen Belastung und zunehmenden Alters beim Personal im Betriebsdienst geboten.

Auf Basis der Erkenntnisse aus OPTISOM I wird im Rahmen des aktuellen F+E-Projektes ein Konzept erarbeitet, welches zukünftig Best Practice-Beispiele im operativen und administrativen Bereich von AM/SM über Kreis- und Ländergrenzen hinweg schneller und effizienter verbreiten soll.

3 Ergebnisse der Länderabfrage zu OPTISOM I

Bei der Länderabfrage standen insbesondere folgende Fragestellungen im Fokus:

− Wie erfolgte die Verbreitung der Empfehlungen aus OPTISOM I?

− Wie hoch ist der Umsetzungsgrad bei AM/SM bezüglich der OPTISOM I-Empfehlungen?

Der Rücklauf (16 Länderstraßenbauverwaltungen, 263 AM/SM und 5 ÖPP-AM) war eine gute Basis für die Auswertung. Die Auswertung ergab, dass trotz eines hohen Anteils an Angaben zu vorhandenen Erfahrungsaustauschrunden 11 Länder-Straßenbauverwaltungen Interesse an Workshops zum Projekt OPTISOM II zeigten (Bild 1).

Bild 1: Veranstaltung von Erfahrungsaustauschen und Interesse an Workshops

Ein aussagekräftiges Ergebnis zur Bewertung des Informationsflusses innerhalb der Straßenbauverwaltungen ist die Abfrage, ob AM/SM von dem Schlussbericht des in 2014 abgeschlossenen Projektes OPTISOM I gehört haben (Tabelle 1).

Tabelle 1: Angaben der AM/SM zum Bekanntheitsgrad von OPTISOM I

Im Ergebnis haben knapp 18 % von dem F+E-Projekt gehört, über 80 % der befragten Autobahn- und Straßenmeistereien jedoch nicht. Wie bereits im Rahmen der Länderabfrage festgestellt, wurden die Berichte in der Mehrzahl nicht, bzw. nur informell versendet.

Ein Blick auf das Ranking der umgesetzten Maßnahmen (nur AM/SM) zeigt, dass in den Bereichen „Technik“ und „Organisatorisches“ ca. 50 % der abgefragten Best Practice-Maßnahmen zu 2/3 umgesetzt worden sind (Tabellen 2 bis 4).

Im Bereich Kommunikation bleibt festzuhalten, dass ein Großteil der Meistereien Betriebserfahrungen im Rahmen von regionalen Erfahrungsaustauschen bespricht. Ein Austausch bezüglich der OPTISOM I-Ergebnisse erfolgte augenscheinlich nur in seltenen Fällen. Kooperationen sind bereits im großen Umfang zu finden, was z. B. die Fahrzeugausleihe betrifft. Einen Datenaustausch sehen viele Meistereien vor dem Hintergrund des Datenschutzes kritisch.

Tabelle 2: Ranking der umgesetzten Maßnahmen im Bereich „Technik“

Tabelle 3: Ranking der umgesetzten Maßnahmen im Bereich „Organisatorisches“

Tabelle 4: Ranking der umgesetzten Maßnahmen im Bereich „Kommunikation“

Des Weiteren wurden die Autobahn- und Straßenmeistereien und die ÖPP-Autobahnmeistereien gefragt, wo sie die größten Optimierungspotenziale sehen (Bild 2). Neben den Schwerpunkten Fahrzeuge und EDV-Einsatz werden die Bereiche Prozesse, Organisation, EDV, Kommunikation und Personal etwa gleich stark bewertet. Ergonomie scheint eher nachrangig als Problem gesehen zu werden.

Bild 2: Optimierungspotenziale bei AM/SM und ÖPP-AM

Zum Abschluss der Befragung wurden die AM/SM nach Leuchtturmprojekten befragt. Hier machten insgesamt 135 Teilnehmer Angaben (Tabelle 5): 99 Teilnehmer gaben positive Hinweise. 36 Teilnehmer gaben an, dass es keine Leuchtturmprojekte gibt/gegeben hat. Neutrale Hinweise sind z. B. „keine“, „entfällt“ und „keine Angabe“. Die restlichen Hinweise sind negative Statements.

Der Eindruck über die unzureichende Verteilung der Ergebnisse von OPTISOM I hat sich durch die Befragung bestätigt.

Die von OPTISOM I vorgeschlagenen Maßnahmen sind z. T. schon in vielen AM/SM umgesetzt bzw. scheitern an Rahmenbedingungen, die nicht von den AM/SM beeinflusst werden können.

Erfahrungsaustauschrunden für AM/SM gibt es regional und überregional. Form, Umfang und Turni sind aber länderspezifisch sehr unterschiedlich.

Tabelle 5: Hinweise zu „Leuchtturmprojekten“

4 Grundlagen eines Kommunikationskonzeptes

Die Auswertung bei den Landestraßenbauverwaltungen und Meistereien hat gezeigt, dass der Bericht von OPTISOM I (und damit die Handlungsempfehlungen) nicht im gewünschten Umfang bei den AM und SM angekommen sind.

Um den Informationstransfer zu gewährleisten müssen mehrere Ebenen in der Aufbauorganisation der Landesstraßenbauverwaltungen durchlaufen werden (Bild 3).

Bild 3: Ebenen und Handlungsfelder eines Kommunikationskonzeptes

Während angenommen werden kann, dass diese Kette für Verfügungen und Erlasse funktioniert (gelbe Pfeile), gibt es augenscheinlich bei Forschungsergebnissen wie OPTISOM I Verbesserungspotenziale (graue Pfeile). Die betrifft zum einen die Übergabe durch BASt/FGSV an die Länderstraßenbauverwaltungen (Handlungsfeld 1), als auch die Weitergabe bis zu den Meistereien (Handlungsfeld 2).

Das dritte Handlungsfeld ist die Weitergabe von Ideen und Best Practice-Beispielen unter den AM/SM selbst. Hier gibt es zwar einige regionale und überregionale Erfahrungsaustauschrunden für AM/SM; Form, Umfang und Turni sind aber länderspezifisch sehr unterschiedlich.

Die Kommunikationsstrategie sollte daher auf zwei Wegen ansetzen:

1. Gewährleistung des Transfers von Ergebnissen aus Forschungsprojekten des Bundes über die Länder bis zu einzelnen AM/SM (TOP-DOWN).

2. Transfer von guten Ideen von AM/SM zu weiteren AM/SM auf Landesebene bis zur Landesstraßenbauverwaltung (BOTTOM-UP).

4.1 Anforderungen an eine EDV-Unterstützung

Das Kommunikationskonzept kann durch Einführung und Nutzung von EDV effektiv unterstützt werden. Dabei ist es wichtig, dass unterschiedliche Kommunikationsarten und -wege (Informationsgruppen, Downloadplattform etc.) möglichst von einer zentralen Stelle abgedeckt werden können. Dabei kann der Einsatz einer zentralen Softwareplattform unterstützen, die z. B. folgende Module beinhalten könnte:

1. Homepage mit aktuellen bereitgestellten Informationen,

2. Benachrichtigungssysteme (u. a. Intranet, RSS-Feed oder Messenger) mit Push-Funktionalität,

3. Downloadserver,

4. Informationsaustauschgruppen bzw. -chanels mit plattformübergreifender Schlagwortsuche,

5. Schnittstellen zu anderen konventionellen Diensten.

Entsprechende Informationsgruppen oder Channels können beispielsweise unterteilt nach einem bestimmten Thema, einer bestimmten Tätigkeit, bestimmten Fahrzeuge und Geräten, einzelnen Meistereien und Teams usw. unterteilt werden. Wichtige Hinweise zu dringenden Themen liefern u. a. auch die Angaben zu den Leuchtturmprojekten oder dem jeweiligen Verbesserungspotenzial der durchgeführten Befragung. Die Channels werden zentral verwaltet, jedes Mitglied kann aber Erfahrungen direkt beschreiben und ohne Umweg über Veranstaltungen direkt, z. B. in Form von Nachrichten, Fotos, Videos oder sonstigen Dokumenten, bundesweit an Autobahn- und Straßenmeistereien weitergeben. Aufgrund der Vielzahl an Informationen, die zu erwarten sind, müssen die Informationsgruppen mit einer Volltext- und Schlagwortsuche handhabbar gemacht werden.

Als Beispiele für Kommunikationskonzepte wurden in OPTISOM II u. a. die Plattformen der Feuerwehr, kommunale Baubetriebshöfe (VKU), Abwasserverbände (DWA) und des Technischen Hilfswerks (THW) betrachtet.

4.2 Praxistests mit Erfahrungsaustauschrunden

Als Ergänzung zu den bereits etablierten „offiziellen“ Erfahrungsaustauschrunden der Landesstraßenbauverwaltungen wurden in zwei Bundesländern (Bayern, NRW) Erfahrungsaustauschrunden ausschließlich für Meistereileiter organisiert; für AM-Leiter in Ingolstadt und SM-Leiter in Moers.

Die Vorbereitung und Durchführung der anhand der Länderabfrage identifizierten und ausgewählten Themen erfolgte nach fünf unterschiedlichen didaktischen Konzepten:

1. Workshop zum Thema „Abstimmung der Prozesse Gehölzpflege und Winterdienst“.

2. Impulsvorträge zu den im Vorfeld abgefragten Leuchtturmprojekten.

3. Diskussion zu tagesaktuellen Themen.

4. Diskussionsforum zum Thema „Chancen und Grenzen einer Einsatzplanung“.

5. Erfahrungsaustausch zum Thema „Best Practice zu Nebentätigkeiten auf dem Gehöft“.

Im Workshop erarbeiten die Teilnehmer in Kleingruppen einzelne Teilthemen des Prozesses, die dann gemeinschaftlich zusammengeführt werden. Bei den Impulsvorträgen kommt der Input von Referenten von AM/SM aus der Runde (oder später ggf. auch aus einer der anderen Runden).

Die tagesaktuellen Themen kommen spontan aus dem Kreis der Teilnehmer. Hier muss nur moderiert werden und so bei Bedarf ausreichend Zeit eingeräumt werden.

Beim Diskussionsforum wird zu einem Thema ein Feedback zu guten und schlechten Erfahrungen eingesammelt. Der Erfahrungsaustausch fasst die Themenstellung weiter und sammelt ebenfalls Best Practice.

In der Tabelle 6 sind die Unterschiede noch einmal zusammengefasst dargestellt:

Tabelle 6: Unterschiede der didaktischen Ansätze der Workshop-Module

Die Teilnehmer wurden am Ende der Veranstaltungen in einem Fragebogen zu folgenden Kriterien befragt:

• Erkenntnisgewinn,
• Praxisrelevanz,
• Aufbereitung des Themas,
• Übertragbarkeit auf andere AM/SM,
• Kommunikation mit anderen Kollegen.

Dabei zeigte sich, wie wichtig der zielgruppengerechte Zuschnitt beim didaktischen Konzept „Workshop“ ist: Das Konzept wurde sowohl am besten (1) als auch am schlechtesten (4) bewertet. Hier bestätigt sich die Regel, dass der Erfahrungsaustausch umso intensiver ist, je kleinteiliger das Thema ist. Das zeigte sich auch, als es um einzelne Modelle von Mähraupen ging. Hier war die Beteiligung aller Teilnehmer am Größten.

Im Mittelfeld landeten das Diskussionsforum und die Leuchtturmprojekte. Ersteres sprach durchweg alle an, da jeder in irgendeiner Weise Planungen durchzuführen hat und sich mit Excel entsprechende Tools erstellt hat. Die Leuchtturmprojekte lebten von den Referenten und von der Brisanz des Themas. Daher schwanken hier die Bewertungen aus Bayern und NRW (Tabelle 7).

Tabelle 7: Evaluationsergebnisse aus Bayern und Nordrhein-Westfalen (vereinfachte Darstellung)

Es bestimmen daher mehr die Themen als die didaktischen Konzepte, wie gut diese von den Teilnehmern bewertet werden. Das Thema entscheidet dann, wie es am besten in die Erfahrungsaustauschrunde eingebracht werden kann: Hier macht die Arbeit in Kleingruppen bei vielen Themen Sinn und Best Practice sollte immer am besten vom Anwender vorgestellt werden.

Folgende weitere grundsätzlichen Rückschlüsse zur didaktischen Ausrichtung für regelmäßige Workshop-Veranstaltungen konnten aus den Praxistest gezogen werden:

1. Gruppenarbeiten mit Workshop-Charakter werden immer dann angenommen und sehr gut bewertet (z. B. Praxisworkshop NRW), wenn eine Abarbeitung der gestellten Themen leicht überschaubar und zeitlich eng gesteckt ist.

2. Die Thematisierung von tagesaktuellen Themen ist immer wichtig und kann in entsprechenden Veranstaltungen viel Zeit und Raum einnehmen, wenn sich eine kontroverse Diskussion (Beispiel: Durchführung von Vollsperrungen) entwickelt.

3. Best Practice-Beispiele (oder „Leuchtturmprojekte“) aus dem Kreise der Workshop-Teilnehmer stoßen immer auf viel Interesse, wenn die Projekte visuell dargestellt werden und sich eine Diskussion über Kosten und Betriebsprobleme entwickelt.

4. Ein fachlicher Input durch externe Referenten wird positiv bewertet, wenn entsprechende Themen im Vorfeld mit den Teilnehmern abgestimmt werden.

5. Die Themen müssen konkret und nicht zu umfassend sein. Das Thema „Nebentätigkeiten“ auf dem Gehöft wurde daher in beiden Praxisworkshops schlecht bewertet.

6. Es wurde eine Vielzahl an Themenfeldern erörtert, deren Vertiefung in weiteren Erfahrungsaustauschrunden gewünscht wäre:

• Umgang mit Leistungsgeminderten,
• Umgang mit Ölspuren/Reinigungsunternehmen,
• vorhandene Planungshilfsmittel,
• Umgang mit Lohnunternehmen (Gehölz/Winterdienst),
• Umgang mit Gefährdungsbeurteilungen.

Die Durchführung von Erfahrungsaustauschrunden wurde grundsätzlich positiv bewertet.

Das gleiche gilt auch für das Kommunikationskonzept, welches von den Moderatoren am Ende der Veranstaltung vorgestellt wurde.

Dabei zeigten sich folgende Punkte:

1. Der Wunsch nach überregionalen Erfahrungsaustauschen und der „Blick über den Tellerrand“ wurde in beiden Praxisveranstaltungen geäußert.

2. Ein Austausch von Erfahrungen auf vergleichbarer Hierarchie-Ebene (auf „Augenhöhe“, ohne disziplinarisch und/oder fachlich Vorgesetzte) wird positiv beurteilt.

3. Bestehende Zirkel sollten für den Aufbau der Landesstrukturen genutzt werden.

4. Eine Kanalisierung und Aufbereitung der Themen für die AM/SM ist erforderlich, da die Fülle an Themen und deren theoretisch Verfügbarkeit immer größer wird (E-Mobilität, Biodiversität, Abfalltrennung etc.); derartige Erfahrungsaustausche bedürfen daher der abgestimmten Vor- und Nachbereitung.

Das Treffen auf einer AM/SM, also quasi bei einem Kollegen, als Veranstaltungsort hat sich bewährt. Ohne die Zeit am Anfang und am Ende für OPTISOM I und II wäre an den beiden Tagen in Ingolstadt und Moers noch ausreichend Zeit für einen Rundgang über das Gehöft und die Vorführung von speziellen Fahrzeugen und Geräten gewesen.

5 Kommunikationskonzept

Um die praxisrelevanten Ergebnisse aus Forschungsprojekten (Best Practice) über die Straßenbauverwaltungen (SBV) systematisch zu den AM/SM zu bringen (TOP-DOWN) und deren selbst entwickelten guten Ideen einem größeren Kreis an AM/SM zuzuführen (BOTTOM-UP), bedarf es eines Kommunikationskonzeptes.

Dieses bedarf aufbauorganisatorischer Voraussetzungen (Abschnitt 5.1), einer ablauforganisatorischen Verbreitungsstrategie (Abschnitte 5.2 und 5.3) und digitalen Verbreitungsstrategie (Abschnitt 5.4) sowie eines Konzeptes für die Erfahrungsaustausche auf AM/SM-Ebene (Abschnitt 5.5).

5.1 Aufbauorganisation des Kommunikationskonzeptes

Die organisatorische Verbreitungsstrategie soll einerseits den Informationsfluss von der BASt zu den Straßenbauverwaltungen (SBV) der Länder (Bild 3, Handlungsfeld 1), der Ländern untereinander und zu den einzelnen AM/SM (Handlungsfeld 2) sicherstellen (TOP-DOWN). Andererseits soll ein Informationsfluss einer Straßenmeisterei des Landes A zu einer Straßenmeisterei des Landes B (Handlungsfeld 3) und zu den Straßenbauverwaltungen (BOTTOM-UP) gewährleistet werden. Die Struktur ist im Bild 4 schematisch dargestellt.

Bild 4: Darstellung der organisatorischen Verbreitungsstrategie

Aus der Befragung der AM/SM ging hervor, dass ca. 80 % der Betriebe an regionalen Erfahrungsaustauschen teilnehmen. Grundsätzlich sollte auf den bereits bestehenden regionalen Erfahrungsaustauschrunden und Dienstbesprechungen (Reg.) einzelner Meistereien aufgebaut und diese bei Bedarf erweitert werden. Eine sinnvolle Größe entsprechender Runden beträgt erfahrungsgemäß 10 bis 15 Meistereien. Diese müssen jedoch nicht zwangsläufig der gleichen Straßenbauverwaltung bzw. dem gleichen Land zugeordnet sein. Denkbar sind hier auch länderübergreifende Gesprächsrunden insbesondere bei den Stadtstaaten.

Die regionalen Erfahrungsaustausche sollten von einem aus den jeweiligen Mitgliedern gewählten Leiter vertreten werden, der in Verbindung mit einem der Straßenbauverwaltung zugeordneten Obmann die organisatorischen Aufgaben übernimmt.

Sowohl der Obmann als auch der Leiter der Runde sind für den Informationsaustausch verantwortlich. Der Leiter filtert die Inhalte und Ergebnisse der Erfahrungsaustauschrunde und setzt den Landesobmann über die wesentlichen Punkte in Kenntnis. Dieser transportiert das Knowhow entweder direkt in andere Runden des Landes oder er gibt wesentliche Inhalte im Rahmen der überregionalen, länderübergreifenden Erfahrungsaustauschrunden, an denen alle Länderobmänner teilnehmen, weiter. Die BASt als überregionale Forschungseinrichtung des Bundes sollte ebenfalls einen Vertreter zu den überregionalen Runden entsenden. Dies ist entscheidend, wenn aktuelle Forschungsergebnisse über die Obmänner und den nachgelagerten Leitern der regionalen Erfahrungsaustausche zur Basis getragen werden sollen.

Alle hier genannten Aufgaben von Obmännern und Leitern von Erfahrungsaustauschrunden sind Nebentätigkeiten. Der Zeitbedarf liegt bei einigen Tagen pro Jahr (ca. 5 bis 10 Tage; << 5 % der Jahresarbeitszeit).

5.2 Ablauforganisatorische Verbreitungsstrategie (TOP-DOWN)

5.2.1 Einspeisung von Forschungsergebnissen in die Landesstraßenbauverwaltungen

Das Konzept der „Forschungsprojekt-Steckbriefe“ der BASt als Informationsmittel ist grundsätzlich positiv zu sehen. Diese sollten aktiv von der BASt an die Straßenbauverwaltungen weitergeleitet werden. In einem Anschreiben sollte auf die wichtigsten konkreten Ergebnisse (Best Practice) für AM/SM hingewiesen werden.

Neben den eingespielten Empfängern der „BASt-Steckbriefe“ ist zukünftig der Obmann (Bild 4) der jeweiligen SBV mit in den Verteiler aufzunehmen. Er sorgt für die nachfolgend beschriebene Weitergabe bis zu den AM/SM.

5.2.2 Weiterleitung von Forschungsergebnissen in den Straßenbauverwaltungen bis zu den AM/SM

Der Obmann der jeweiligen SBV prüft die Forschungsergebnisse bezüglich ihrer Praxisrelevanz für die AM/SM. Er bereitet die Best Practice-Beispiele so auf, dass diese von den AM/SM-Leitern geprüft und in ihre Entscheidungen einbezogen werden können. Er kann auch entscheiden, ob er das Thema in die Erfahrungsaustauschrunden einbringt und dort präsentiert oder vorstellen lässt.

Damit nicht jeder Obmann jedes Thema aufbereiten muss, sollten sich die Obmänner bei einem Jahrestreffen die Arbeit aufteilen. Entsprechende PPT-Vorträge, Workshop-Konzepte oder Gastreferenten könnten dann (z. B. über das vorher beschriebene EDV-Tool) untereinander weitergegeben werden.

5.3 Ablauforganisatorische Verbreitungsstrategie (BOTTOM-UP)

5.3.1 Weiterleitung von Ergebnissen von Erfahrungsaustauschrunden der AM/SM an die eigene Straßenbauverwaltung

Der Leiter einer regionalen Erfahrungsaustauschrunde (Bild 4) sendet seinem Obmann die Protokolle und Unterlagen seines Erfahrungsaustauschs zu. So hat der Obmann immer eine aktuelle Übersicht über die Erfahrungsaustauschrunden seines Bundeslandes.

Der Austausch von Informationen aus den Erfahrungsaustauschrunden könnte über eine Kommunikationsplattform der Obmänner erfolgen.

5.3.2 Weiterleitung von Ergebnissen von Erfahrungsaustauschrunden der AM/SM an andere Landesstraßenbauverwaltungen

Die Obmänner tauschen sich auf ihrem Jahrestreffen zu den aktuellen Themen ihrer Erfahrungsaustauschrunden aus. Auch dabei kann ein Austausch besonders guter Beiträge erfolgen. Spätestens in diesem Kreis werden landesspezifische Unterschiede beim Umgang mit Best Practice sichtbar.

Der unterjährige Austausch von Informationen sollte über eine Kommunikationsplattform der Obmänner erfolgen.

5.4 Digitale Verbreitungsstrategie

5.4.1 Digitale Bereitstellung von Forschungsergebnissen

Wichtig ist, dass Informationen, wie z. B. der Download von Forschungsergebnissen allen Meistereien bekannt gemacht werden. Der Obmann kann entsprechende eigene (oder mit anderen Obmännern abgestimmte) Extrakte aus Forschungsberichten über die Informationsplattformen portioniert an die AM/SM-Leiter weitergeben.

Durch die ständige Teilnahme eines Mitglieds der BASt wäre ein enger Austausch zu Forschungsergebnissen möglich. Ergebnisse aus dem FGSV-Arbeitsausschuss 3.11 „Sommerdienst“ (z. B. Merkblätter und Hinweispapiere) könnten ebenfalls hier direkt (nach der Freigabe) eingespeist werden.

5.4.2 Digitale Bereitstellung von Ergebnissen der Erfahrungsaustauschrunden

Die Protokolle der Erfahrungsaustauschrunden könnten auf einer Kommunikationsplattform des Obmanns abgelegt werden, welche für alle Leiter (besser alle AM/SM-Leiter) zugänglich ist.

Neben der Bereitstellung von Forschungsergebnissen und Protokollen der Erfahrungsaustauschrunden könnte hier auch der direkte Austausch der Meistereien via Posts zu einzelnen Themen erfolgen. Es könnten ebenfalls zu konkreten Fragestellungen Antworten formuliert werden und diese allen Teilnehmern einer jeweiligen Informationsgruppe zur Verfügung gestellt werden. Über eine Volltextsuche bzw. einer Schlagwortsuche können alle Netzwerkteilnehmer die entsprechenden Informationen bei Bedarf auffinden.

Hier sind auch Plattformen möglich, die den länderübergreifenden Chat ermöglichen. Wichtig ist die Betreuung der Plattform durch die Obmänner. Sie können fehlerhaften Angaben entgegenwirken und häufig gestellte Fragen identifizieren.

Ein wichtiges Ziel ist es, dass Obmänner erkennen, wo Best Practice auch ein Thema für die Vorstellung in der Bundes-Obmann-Runde bzw. direkt ein Transfer in andere Erfahrungsaustauschrunden in seinem Zuständigkeitsbereich sinnvoll ist.

5.5 Konzept für Erfahrungsaustausch zwischen AM/SM

Die Erfahrungsaustauschrunden sind Grundlage für die laufende Erarbeitung von Best Practice (BOTTOM-UP) unabhängig von Forschungsprojekten wie OPTISOM I.

Da kein Forschungsprojekt flächendeckend Best Practice abschöpfen kann birgt die stichprobenhafte Aufnahme von guten Ideen bei AM/SM immer das Risiko, dass diese nicht repräsentativ sind (oder wie bei OPTISOM I zum Teil schon Stand der Technik sind). Des Weiteren laufen Forschungsprojekte über lange Zeiträume bis zur Veröffentlichung der Ergebnisse. Hier kann der Erfahrungsaustausch mit dem Punkt „Tagesaktuelles“ wesentlich schneller reagieren (z. B. Baumkrankheiten).

Aus den Praxistests können folgende Punkte für ein Konzept der Erfahrungsaustausche gezogen werden:

• Gruppengröße: 10 bis 20 Teilnehmer,
• Ort: Reihum auf einem Gehöft,
• Turnus: 2/a,
• Leitung: Einladung und Protokoll durch Gastgeber (oder festen Leiter),
• Themen: Festlegung durch die Gruppe am Ende des letzten Termins; dazu kommt bei jedem Treffen der Punkt „Tagesaktuelles“ auf die Tagesordnung,
• Vorbereitung: Leiter überlegt, wie die Themen am besten präsentiert bzw. erarbeitet werden sollen (Impulsvorträge oder gemeinsam in einem Workshop),
• Dokumentation: Protokoll und Unterlagen (PPT-Charts etc.) an alle Teilnehmer und den Obmann.

Die Themen sollten nicht zu „global“ sein. Hier gilt je konkreter desto besser, also

• nicht Mahd, sondern Böschungsmahd,
• nicht Personalführung, sondern Umgang mit Zeitdiebstahl,
• nicht Beschaffung, sondern Auswahl von Arbeitsschuhen,
• nicht Planung, sondern gerechte Urlaubsplanung,
• nicht Nebentätigkeiten auf Gehöft, sondern Lagerwirtschaft,
• nicht Werkstatt, sondern Planung von Inspektionen,
• nicht Demografie, sondern altersgemischte Teams,
• nicht Controlling, sondern Entwicklung von Zeitvorgaben.

Die Zusammenarbeit in Kleingruppen mit anschließender Zusammenführung der Ergebnisse führt bei guter Vorbereitung und überschaubaren Gruppenarbeitspaketen zu sehr guten Ergebnissen. Darüber hinaus lernen sich die Teilnehmer schneller näher kennen. Allerdings müssen die Ergebnisse anschließend dokumentiert werden (z. B. auf Flipcharts).

Erfahrungsberichte sind am authentischsten, wenn sie von Kollegen vorgetragen werden. Hier besteht in der Erfahrungsaustauschrunde die Möglichkeit, Fragen zu stellen, die einem der Vertreter des Fahrzeugs oder Gerätes nie so direkt beantworten würde (Verschleiß, Reparaturanfälligkeit, Ersatzteilversorgung etc.).

In eingespielten Erfahrungsaustauschrunden ist es zielführend, bestimmte Informationen vorab mit einem Kurzfragebogen einzuholen. Diese können dann in Tabellenform zusammengefasst an die Wand projiziert werden und dienen direkt als Diskussionsgrundlage. Andernfalls müssten alle Teilnehmer ein Kurzstatement abgeben und dieses direkt dokumentiert werden. Auch diese Aufgabe würde auf den Leiter zurückfallen. Dies spricht für einen Wechsel der Leiterrolle (z. B. auf den jeweiligen Gastgeber).

Wenn es einen festen Leiter gäbe, hätte das den Vorteil, dass sich dann eine entsprechende Routine bei der Einladung, dem Protokoll und der Vorbereitung von Kurzabfragen entwickelt. Er wäre auch der direkte Ansprechpartner für den Obmann bei Rückfragen zu den bereitgestellten Unterlagen.

6 Ausblick

Bis zum Jahresende 2019 wird der Bericht zu OPTISOM II abgeschlossen, in dem konkrete Handlungsempfehlungen zur Implementierung des Kommunikationskonzeptes ausgearbeitet werden.

Anschließend gilt es, die entsprechenden Akteure (BASt, FGSV, BMVI, Länder-Straßenbauverwaltungen, Autobahngesellschaft des Bundes) für eine Umsetzung zu gewinnen.